Fourth & Fifth Weeks [22/05 - 04/06 ] - Lorsqu'un évènement se déroule sur plusieurs jours, les différents groupes de participants ont, à priori, besoin de dormir dans un lit et de manger avec des couverts (couteau, fourchette, baguettes, tout ça tout ça..). Chez Arinex, c'est donc le service MIE qui gère cette partie. Le plus souvent, les groupes demandent une pension complète - il faut donc leur réserver des repas en restaurant midi et soir (Si, ils ont le droit de manger le matin mais en général, le petit-déjeuner continental de l'hôtel ravit tout le monde). Durant ces deux semaines, je suis donc partie à la recherche de restaurants qui rempliraient les attentes des clients concernés. En effet, il faut s'adapter au budget, au nombre de personnes, à la location géographique, au type de cuisine voulue, etc..

 

Je suis donc heureuse de pouvoir dire que je connais tous les restaurants longeant la Rivière Yarra, de Southbank aux Docklands; ainsi que tous les Indiens situés dans un rayon de 3,8km autour du Centre de Convention de Melbourne. Sans n'avoir jamais mis les pieds dans la capitale de l'Etat de Victoria. Normal.

Non, je n'ai pas demandé à ce qu'ils m'envoient là-bas pour les tester un par un .. Mais oui, j'en rêvais toutes les nuits.

 

Deux semaines de souffrance pour mon estomac - Regarder des menus 5 étoiles toute la matinée pour se retrouver devant son tupperware de thon mayonnaise à midi .. Oui, ce fut dur psychologiquement.

 

Ce travail représente environ 75% de recherches et trouvailles sur Internet; 25% d'appels pour recevoir les prix.

Autant dire que ma compréhension téléphonique s'est améliorée depuis le début de ce stage. En revanche: accent Indien + accent Français = Rupture de la communication. Pour mieux vous rendre compte de la solitude que j'ai pu ressentir au téléphone, imaginez-vous que j'ai quand même dû demander à la stagiaire Australienne de rappeler un des restaurateurs parce que je ne comprenais pas un mot de son charabia.. Pour ma défense, elle non plus n'a pas tout compris. Et toc!

 

Sixth Week [05/06 - 11/06] - Cette sixième semaine de stage fut la plus active. J'ai enfin pu découvrir les joies du "terrain" ! Traduction: J'ai accompagné un groupe dans leur excursion pendant deux jours. Etape importante dans ce métier car elle représente la concrétisation d'un projet que l'on construit à distance pendant des mois.

 

Bon ok, ce n'est pas moi qui ai organisé ce voyage mais j'étais contente quand même (sourire niais). Et puis j'ai aidé aux derniers détails logistiques, toussa toussa .. Oui je l'admets, je me suis sentie un peu comme une des souris de Cendrillon. Sauf que, chez Arinex, la reconnaissance est presque une religion. Du coup, quand j'ai amené mes petits programmes reliés, mes cartes nominatives pour les repas et mes affiches plastifiées pour l'accueil à

l'aéroport, je me suis sentie comme Mitch Buchannon sauvant quelqu'un de la

noyade. (Si si).

 

Ma mission était donc d'accompagner le groupe du départ de l'hôtel le matin à

leur retour le soir et de les suivre durant leurs activités. Qualification requise

pour ce job : la sociabilité à son apogée. Votre rôle : faire la conversation avec

les touristes, répondre à leurs interrogations sur le programme et la ville,

parler de tout et de rien tout en souriant pour montrer que la vie est belle,

c'est le bonheur et qu'il faut profiter pleinement de la chance que l'on a d'être ici.

 

                                                  Le bonus : profiter du voyage (sans trop le montrer biensûr). Ainsi j'ai revêtu le cuir de

                                                  William, driver certifié de Harley Davidson, conduit un bateau sous le Harbour Bridge et mangé

                                                  correctement pour la première fois depuis un mois et demi.

 

                                                  Durant cette semaine, j'ai également pris part à des inspections de lieux. Ce qui consiste en la

                                                  visitation d'un hébergement, lieu de réception, restaurant etc.. Afin de se rendre compte de la

                                                  qualité de l'espace, de sa capacité et des différents avantages et inconvénients qui le

                                                  composent. L'inspection des lieux est capitale pour une Destination Management Company

                                                  telle qu'Arinex car elle lui de permet de connaître les services qu'elle vend et donc, de pouvoir adapter son offre et éviter les erreurs telles que proposer, à un client, un hôtel qui tombe en ruines (en gros).

 

Ainsi j'ai eu la chance d'être guidée dans les coulisses du plus charismatique des monuments de Sydney, l'Opera House. J'ai également pu traverser les chambres luxueuses de l'hôtel Shangri-La dont la somptuosité et la vue sont à couper le souffle.

(Littéralement).  

 

Seventh Week [12/06 - 18/06] - Au sein d'Arinex, Le département d'organisation de conférences peaufine en ce moment même les derniers détails d'une conférence qui se tiendra début juillet. Cet évènement accueillera plus de cinq cent participants. Comme Arinex gère l'organisation générale de la conférence aussi bien que  les petits détails tels que la signalétique, les responsables de ce projet ont recruté, pour cette semaine, tous les employés pouvant donner quelques heures de leur temps. Pourquoi ? Pour préparer les enveloppes des participants biensûr !

 

Voici donc le déroulement du processus :

  1. Ranger les enveloppes par ordre alphabétique

  2. Mettre les badges dans les enveloppes

  3. Mettre les différents tickets qu'ont achetés les participants (Welcome dinner, soirée de gala, etc..) dans les enveloppes

      correspondantes

  4. Insérer les tickets de régime alimentaire spécifique pour ceux qui en ont

  5. Reprendre les enveloppes une par une, mettre les badges dans leur pochette plastique et accrocher les lanières

  6. Checking des enveloppes

 

Comme vous pouvez le constater, cela fait partie des tâches les plus amusantes et les plus rapides de ce travail.. AH AH !

Une véritable partie de plaisir, surtout quand on vous annonce le deuxième jour que tous les tickets, que vous avez insérés avec précaution dans les enveloppes, comportent le mauvais logo et qu'il faut donc tout reprendre.. Là on rigole.

A noter que, dans ce contexte, le rire se rapproche plus d'un des symptômes de la crise de nerfs. Aller, une carafe de café et ça repart !

 

Fort heureusement, vous travaillez en équipe, ce qui vous permet de ne pas devenir fou.

 

- Durant cette septième semaine, j'ai également eu l'opportunité de travailler lors d'une soirée de clôture de congrès. Mon rôle était principalement de diriger les invités vers le lieu de réception à leur arrivée, vers le bus lors des départs.

Ô joie en découvrant les "uniformes" signés Arinex. Un magnifique manteau rose bonbon taille XXL, assorti d'un parapluie de la même couleur, pouvant abriter une famille de hérissons. Ah ça, on me repérait à des kilomètres ! Astucieux les cerveaux d'Arinex - loin de la pensée Lagerfeld mais rusés comme des renards.

 

Eighth Week [19.06 - 25.06] - Cette semaine qui s'achève marque également

la fin de l'année financière pour l'entreprise. Traduction : beaucoup, beaucoup de factures à saisir pour

Morgane ! Mais ce n'est pas tout !

En effet, Mick, un des comptables de l'entreprise, m'a apparemment confondu avec Insecteur Gadget,

il m'a donc confié la recherche de factures disparues - ou plutôt qui n'ont jamais apparu - afin de sceller

les comptes. Au moins, je suis définitivement rôdée au niveau des Purchase Orders ! J'ai d'ailleurs eu

l'occasion aujourd'hui de transmettre mon savoir à un jeune Padawan fraîchement arrivé dans l'entreprise -

Et ouaip, je fais partie des grandes maintenant !

 

Bilan : I       my job